Costi per Consulenze Software

Le più importanti figure negoziali riguardanti il software a livello giuridico, sono i contratti legati alla loro distribuzione (le licenze di uso) e quelli relativi alla loro produzione (contratto di sviluppo software), ma attorno al software (e all'hardware) gravitano molte figure negoziali diverse che rispondono ad altre esigenze e hanno differenti caratteristiche.

Complementari alla distribuzione del software troviamo i servizi di manutenzione e in generale tutta la categoria dei servizi professionali di assistenza e consulenza, mentre si parla di distinte categorie contrattuali se si fa riferimento al noleggio, al leasing o ai servizi di application service provider.

Il servizio di manutenzione è composto da una serie di attività che garantiscano la funzionalità nel tempo di un programma al quale il servizio è collegato. Più spesso il servizio di manutenzione riguarda non un solo determinato programma, ma l'intera cura dell'efficienza di un sistema informatico in generale. A livello di inquadratura giuridica si tratta di un contratto che rientra nell'appalto di servizi, ma sta alle parti concordarne il contenuto in relazione agli obbiettivi e alle esigenze specifiche che si prospettano. A livello generale, i servizi di manutenzione si limitano a tre tipologie di attività, correttive, adattive ed evolutive. Le più comuni sono le attività correttive, che si riferiscono alla diagnosi e alla successiva eliminazione delle cause e degli effetti dei malfunzionamenti. Ci sono poi le attività adattive volte ad assicurare nel tempo la corrispondenza delle procedure e dei programmi all'evoluzione della tecnologia e ai cambiamenti organizzativi aziendali. Infine le attività evolutive prevedono l'implementazione di nuove funzionalità a seguito di nuove esigenze sopravvenute.

Parlando di software si ritrovano le stesse caratteristiche. La manutenzione correttiva comprende, a titolo di esempio la diagnosi e la rimozione di difetti originari del programma, i c.d. bugs, che il produttore/licenziante si impegna a risolvere. Ogni qual volta intervenga un cambiamento nel contesto normativo e ci sia necessità di adattare il software alla nuova situazione, interviene invece la manutenzione adattativa. Infine, la manutenzione evolutiva interviene ogni qual volta il committente/utente richieda lo sviluppo e l'implementazione di nuove funzionalità. Le nuove parti di programma, dette patch vengono installate diventando tutt'uno con il programma originario e, a livello contrattuale, potranno o essere collegate al contratto originario oppure far parte di licenze aggiuntive già previste nel momento del rilascio del primo prodotto.

Il contenuto dell'attività di manutenzione è spesso difficilmente definibile a priori proprio perché la manutenzione è riferita a tutto un insieme di operazioni che tendono a mantenere in efficienza un apparato, un sistema o un impianto. Non risulta facile definire chiaramente le prestazioni che il fornitore deve garantire o deve effettuare, e questo porta solitamente a contratti generali che hanno come scopo più dei risultati che delle attività. Diversi dai contratti di manutenzione, sono i servizi di consulenza e assistenza che vengono richiesti da un'azienda per aumentare la propria efficienza e produttività. Si tratta di servizi personalizzati in base alle esigenze del committente. Tecnicamente, nonostante ci si riferisca ad un unico contratto, si tratta di due fasi principali, la consulenza e l'assistenza precedute però dall'analisi della fattibilità o dello stato dell'arte, fase necessaria alla corretta formulazione delle attività da implementare nelle due fasi principali. Rientrano in queste tipologie di contratti le attività di installazione e configurazione di software, la formazione del personale, l'amministrazione dei sistemi (Internet e posta elettronica), la risoluzione dei problemi tecnici (help desk), fino vere e proprie attività di consulting engineering, ovvero lo sviluppo di veri e propri progetti informatici.

Dal punto di vista contabile, i programmi informatici possono essere distinti in due tipologie:

1.  programmi di base: sono quei software necessari per il funzionamento degli elaboratori stessi e si trovano già caricati al momento di acquisto dell’elaboratore (ad es. il sistema operativo);
2.  programmi applicativi: sono quei software che consentono all’elaboratore di ottenere specifici risultati operativi e che consentono di utilizzare le funzioni dei programmi di base per soddisfare le specifiche esigenze dell’utilizzatore (ad es. un programma di contabilità).

Soffermandoci sulla seconda categoria, qualora il software venga acquistato a titolo di licenza d’uso a tempo indeterminato, il Principio contabile OIC n.24 dispone che si deve applicare il medesimo trattamento contabile previsto nell’ipotesi di acquisto a titolo di proprietà.

I relativi costi, quindi, devono essere iscritti nella voce B.I.3. “Diritti di brevetto industriale e diritti di utilizzazione delle opere dell’ingegno” della classe “Immobilizzazioni immateriali”. Tali costi devono essere ammortizzati a quote costanti nel periodo di prevista utilità futura, se determinabile; altrimenti in tre esercizi, inteso come periodo di utilità dei costi per software, data l’elevata obsolescenza tecnologica cui è sottoposto di norma il software.

A riguardo, il medesimo trattamento contabile si ritiene, senza troppi dubbi, applicabile anche alla voce presente in fattura “servizi professionali”, posto che si tratta di prestazioni erogate per la messa in funzione a regime del software, e difficilmente spesabili in conto economico in un solo esercizio.

La rilevazione contabile dettata dal Principio contabile OIC n.24 non vale, invece, per il canone annuale di assistenza e/o manutenzione del software: esso deve essere spesato in conto economico secondo il principio della competenza economica e, qualora pagato in anticipo, andrà contabilizzato attraverso la tecnica del risconto. Il Principio contabile citato, infatti, prevede che i costi per la manutenzione dei sistemi, per gli aggiornamenti e le modificazioni di minor entità non devono essere capitalizzati.

La disciplina fiscale dell’ammortamento dei software, invece, distingue l’applicativo standardizzato dall’applicativo personalizzato:

1.  l’applicativo standardizzato il quale è solitamente acquistato per farne un uso diretto, senza possibilità di sfruttarlo commercialmente e la sua deduzione va effettuata a seconda delle quote imputabili ai singoli esercizi;
2.  l’applicativo personalizzato il quale è solitamente acquistato da terzi o prodotto internamente e può costituire sia proprietà industriale che diritto di concessione, a secondo del titolo che legittima l’imprenditore ad usarlo. La deduzione avviene a seconda che il software:

b.  sia stato acquistato a titolo di licenza d’uso a tempo limitato, in questo caso la deduzione avviene in quote costanti rapportate alla durata della licenza d’uso.

I costi per la manutenzione dei sistemi, per gli aggiornamenti e le modificazioni di minor entità non devono essere capitalizzati. Similmente gli onorari pagati a consulenti esterni per una consulenza di tipo generale sui sistemi informativi dell’impresa che non sia direttamente associata allo sviluppo di specifici sistemi non devono essere capitalizzati.